⛳ 1 – Le but de l’événement

Nous sommes amenés à réfléchir à l’objet de l’événement : est-ce un événement dédié à la formation ? au team-building ? une conférence ? un congrès ? un cocktail ?

Il sera difficile de remplacer le partage physique et la sensation de l’événementiel festif, néanmoins, les événements dédiés au travail seront, dans une certaine mesure, plus adaptables en numérique.

Les événements hybrides comportant les deux notions devront se tourner vers des solutions très interactives afin de ne pas lasser le participant.

⚙️ 2 – La transformation

Nous sommes maintenant tous habitués à utiliser skype, zoom, google meet et consorts. Leur utilisation très intuitive rend l’outil intéressant pour les réunions de travail et les petits ateliers de réflexion. Néanmoins, dès qu’il s’agit de connecter plus d’une quinzaine de personne, l’outil se révèle de moins en moins intelligible, altérant la compréhension de chacun et sujet à des problèmes de connexion.

Alors comment organiser un événement rassemblant plus de 15/20 personnes ?

En pensant votre événement comme une émission TV, cela vous permet d’organiser un événement plus structuré. Les participants se décomposent en 2 rôles :

• Les intervenants ou orateurs
• Les participants à l’audience

Nous choisissons donc une faible proportion d’intervenants (entre 1 et 10 personnes en simultané) pouvant interagir.

Ces intervenants sont présents :

• soit en physique sur un plateau TV dédié, filmé et retransmis,
• soit en numérique via un logiciel de vidéoconférence,

Les flux vidéo des participants et/ou du plateau TV sont alors récupérés et mixés dans un flux vidéo final et retransmis en direct sur internet via un système de streaming.

Les intervenants peuvent également changer en cours d’événement, un participant peut devenir intervenant et inversement. Il faut imaginer cette solution comme une alternative à la conférence physique avec quelques intervenants sur scène et le public. On peut alors faire monter une personne du public sur scène et changer les intervenants comme dans une conférence ou un congrès.

📽️ 3- C’est quoi le streaming ?

Le streaming est une technique de diffusion vidéo en direct sur internet. Les réseaux sociaux vous proposent assez aisément de partager vos directs à l’aide de la caméra de votre téléphone.

Néanmoins quand il s’agit d’un flux vidéo travaillé, cela devient plus complexe.

En passant les détails sur la configuration des serveurs d’encodage et de la gestion du flux vidéo, cela nous amène à différencier 2 formes de streaming :

• Le streaming public : publié sur les réseaux sociaux, visibles par tout le monde sans sécurité, idéal pour de la publicité, une opération de communication.
• Le streaming privé : connexion via un lien sécurisé, diffusion via un player web et possibilité d’authentification (compte et mot de passe) par utilisateur, idéal pour organiser des webconférences ou webcongrès privés.

🧑‍🤝‍🧑 4 – L’Interactivité

Il est alors important de proposer une solution d’interaction entre le public et les intervenants afin de « remplacer » les applaudissements, questions du public et toute formes de réactions physiques que nous n’aurons pas dans ces événements digitaux.

Plusieurs solutions s’offrent à vous :

• Le chat: il est possible de mettre en place un chat pendant la représentation, chaque participant peut alors interagir avec les autres participants sur un chat ouvert et ainsi poser des questions sur une non-compréhension ou une information supplémentaire sans déranger les orateurs
• Le social wall: espace de diffusion des questions et réaction du public avec module de modération (validation des messages publiés par un administrateur). Les orateurs peuvent alors répondre aux questions ou aux réactions du public.
• L’habillage graphique et design du player web : intégration aux couleurs de l’entreprise, couleurs, graphismes thématiques.
• La diffusion d’éléments visuels: graphiques, slides, chiffres dynamiques, incrustation de contenu, post-production.
• Les votes, quizz et QCM: choix du public pour orienter la conversation, donner son avis sur le sujet, animer par le jeu l’événement.

✅ 5 – Ready ?

Vous voilà maintenant prêt pour transformer vos événements en évènements numériques. Choisissez une solution semi-numérique avec un plateau TV + streaming ou entièrement numérique via visioconférence.

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